Neuigkeiten zum Bestandsprogramm

- Grafikfelder
- Barcodefunktion
- automatische Änderungsdokumentation
- Überarbeitung der Beispieldatensätze in Bezug auf die jährliche KM-Statistik
- Datenübernahme von der ‘Normalversion’ in die ‘pro’-Version
- Überarbeitung des Abfragemoduls und der bereichsübergreifenden Übersicht
- automatische Anzeige der Zusatzinfo
- Datenblatt- und/bzw. Formularausdruck
- Daten als HTML-Datei ausgeben
- Pro-Version = Erweiterte Version (mit insg. 29 Textdatenfeldern )
- Neue Bestands- UND zugehörige Bereichsdateien erstellen
- Zusammenfassung der Umfrage

Zu den o.a. Neuigkeiten kommen immer wieder kleinere Verbesserungen bzw. Abänderungen hinzu, die Aufgrund von Nutzerhinweisen, Systemänderungen, ... notwendig wurden, so z.B wird nun in beiden Versionen nicht nur die Anzahl der Datensätze, sondern auch die Gesamtanzahl der darin befindlichen Stückzahl angezeigt.  
Beispiel bei den Rechnern:   19 / 37   bedeutet, dass in 19 Datensätzen insgesamt 37 Rechner erfasst sind!
Zusätzlich können nun auch die Grundprogrammeinstellungen abgespeichert werden.
Der Export der ersten Zeile der Zusatzinfos ist nun nach Excel möglich - am Import wird noch gearbeitet.

Leider hat mir der “Fehlerteufel” in der letzten Normalversion einen Streich gespielt.
Der Fehler beim “Drucken” ist nun im Update (Normalversion) wieder behoben!

Grafikfelder:

Im Januar 2004 wurde die Bestandsdatenbank um 2 Grafikfelder erweitert, so das nun auch die Bestände grafisch erfasst werden können.  Die neue Version ist leider immer noch nicht downloadbar; bei Bedarf bitte melden!

Barcodefunktion (= Strichcodefunktion)

Bei aktivierter Barcodefunktion kann auf der Hauptansichtsseite in ein Editierfeld ein Barcode mittels Barcodelesegerät oder über die Tastatur (Eingabe mit Return abschließen!) eingegeben werden. Je nach gewählter Funktion bei der Barcodeeingabe (suchen/übernehmen ...) wird aufgrund dieser Eingabe der zugehörige Datensatz automatisch angewählt –der Barcode wird dann als Balkengrafik angezeigt!- oder aber ein neuer Datensatz mit diesem Barcode angelegt. Mittels Druckknopf (‚Barcodes drucken’) können die Barcodes ausgedruckt werden.
Selbstverständlich kann jedem vorhandenen Datensatz auch nachträglich noch ein zugehöriger Barcode (über eine Datensatzänderung) zugewiesen werden.
Unter “Sonstiges/Barcode” kann die Barcodefunktion, die auf der Hauptansichtsseite wirksam wird, aktiviert und deaktiviert werden. Des weiteren kann noch festgelegt werden, in welchem Datenfeld (DF01-DF11) die Barcodes abgelegt, welche Datenfeldinformationen (DF01-DF11) beim Ausdruck zusätzlich zum Barcode selbst mit ausgedruckt werden und welche Barcodeart (z.B. EAN13) gewünscht wird. Dabei stehen über 20 verschiedene Barcodetypen zur Auswahl!
Die Einstellungen können in einer Datei gespeichert werden, damit beim erneuten Start des Bestandsprogramms diese Einstellungen automatisch wirksam werden; die Einstellung der Barcodeart kann nur in der registrierten Version abgespeichert werden.
Sollten für den Ausdruck der Barcodes weitere Gestaltungsptionen gewünscht werden, so bitte ich um entsprechende Mitteilungen.

automatische Dokumentation der vorgenommenen Änderungen

Wenn diese Einstellung (unter “Sonstiges/Einstellungen”) aktiv ist, wird jede Änderung incl. Änderungsdatum im Datenfeld “Zusatzinfo bzw. Anmerkungen” automatisch abgespeichert.
Gewünscht wurde diese Funktion u.a. auch von einem Anwender, der das Bestandsprogramm für eine Buch- und Zeitschriftenverwaltung incl. Ausleihverwaltung nutzt.

Überarbeitung der Beispieldatensätze in Bezug auf die jährliche KM-Statistik

Die nun in der Normalversion sowie auch in der ‘pro’-Version mitgelieferten Daten wurden so abgeändert, dass eine Auswertungssimulation auch für die vom KM jährlich geforderte Statistik erfolgen kann.
ab 15.03.2003 stehen diese Beispieldateien auch einzeln incl. einer Kurzbeschreibung für den Auswertungsvorgang zum Download bereit.

In der Normalversion wurde ein zusätzlicher Bereich ‘KM-Rechner’ eingerichtet, so dass mit diesen Daten eine Auswertungssimulation erfolgen kann. Mit einer Filterung oder Auswertung in diesem Bereich bzw. mit Abfragen im Abfragebereich können die gewünschten Erhebungen dann mit wenigen Mausklicks erfolgen.

Die Anzahl der Datenfelder in der ‘pro’-Version reichten aus, dass die vom KM geforderten Daten zu den bereits vorhandenen Daten hinzugefügt werden konnten. Aufgrund der Position dieser Daten ist zwar die Auswertung dieser Daten etwas umständlicher als die Auswertung der Daten in der Normalversion, jedoch kommt man auch hier sehr schnell zum gewünschten Erfolg, wenn man den Funktionsumfang des Programmes ausnutzen kann.

Datenübernahme von der Normalversion in die ‘pro’-Version

Daten (Bestand und Bereich) von der Normalversion können nun in die ‘pro’-Version übernommen werden.
Hintergrund für die ‘pro’-Version (18 zusätzliche Datenfelder) war, dass die bisherigen 11 Text-Datenfelder nicht ausreichten, wenn man eine vernünftige Verwaltung der Daten UND die von verschiedenen Seiten (z.B. KUMI und  Sachaufwandsträger) geforderten Statistikdaten in einer Datei ablegen wollte.
Diese Lücke wurde nun mit der ‘pro’-Version geschlossen.
Mit den mitgelieferten Beispieldaten kann man zeigen, wie einfach eine Auswertung der Daten sein kann, um z.B. die alle Jahre vom KUMI geforderten Statistikdaten zu erhalten.

Überarbeitung des/der

a) Abfragemoduls
Bei den bisherigen Programmversionen
- konnten die Datumsfelder nicht abgefragt werden und
- bei umfangreichen Abfragen wurden falsche Ergebnisse geliefert, da von der Logik her mit Klammern gearbeitet werden hätte sollen, was aber bisher nicht automatisch unterstützt wurde.
==>
- Die Datumsfelder können nun per Buttonklick in die Abfrage mit einbezogen werden und
- mit der nun vorhandenen Möglichkeit, in den  SQL-Abfragetext auch Klammern mit einzubauen, wurde die Abfrage zwar etwas komplizierter - weil umfangreicher; dafür jedoch können nun auch umfangreiche Abfragen mit relativ geringem Aufwand generiert werden, die dann auch richtige Ergebnisse liefern!

b) bereichsübergreifenden Übersicht
Verbessert wurde der Transport nach MS-Excel, da bei manchen Programmversionen die Zahlenangaben, hier vor allem die Preisangaben, in Excel selbst nicht mehr formatiert werden konnten.
In der “pro”-Version können nun alle Daten (von DF01 bis DF29) angezeigt und exportiert werden
 

 automatische Anzeige der Zusatzinfo
Die Angaben in der Zusatzinfo (auch Anmerkung genannt) werden nun bei Vorhandensein eines Textes automatisch mit angezeigt. Mit einem Doppelklick in das Editierfenster wird ein eigenes Editierfenster eingeblendet, in dem der Zusatzinfotext (wie bisher auch) bearbeitet werden kann

 Datenblatt- und/bzw. Formularausdruck
Jeder Datensatz  (mit multiselect auch mehrere zusammen) kann /können per Knopf folgendermaßen in einem Fenster (Beispiel im folgenden Bild) als Textdatei ausge’druckt’ werden.
Für einen ‘Papierdruck’ brauchen die Daten, die in der Windows-Zwischenablage abgelegt sind, nur noch in eine Textverarbeitung oder aber auch z.B. in MS-Excel übernommen, formatiert und auf Papier gedruckt werden.
Ein direkter Ausdruck (auf Papier) ist vorerst nicht vorgesehen, da die Benutzer die jeweils möglichen 50 Zeichen pro Datenfeld sehr unterschiedlich nutzen und eine feste Formatierung deswegen m.E. wenig hilfreich wäre.

Als Formularausdruck, der z.B. zur handschriftlichen Aufnahme der Daten vor Ort dienen könnte, ergäbe sich (mit der Option ‘Datenfelder zeilenweise unterstrichen) folgender Text:

Weitere Optionen für den Datenblattausdruck können unter ‘Sonstiges’ erfolgen.
 

 Daten als HTML-Datei ausgeben

Im September 2002 wurde die Funktion eingebaut, die Daten in einer HTML-Seite zu speichern.
Interessant ist diese Option für jene Nutzer, die  die Daten nur zur Einsicht, nicht aber zur Änderung offenlegen wollen. Die Daten können dann mit jedem Internetbrowser betrachtet werden.
 

  zur ‘pro’- Version

Das Bestandsprogramm gibt es ab Juni 2002 auch in einer erweiterten Version.
Die bisher vorhandene Version enthielt 11 (Text-)Datenfelder; der ‘pro’ Version wurden 18 neue (Text-)Datenfelder zugefügt, so dass diese Version nun 29 Textdatenfelder enhält.
Beide Versionen unterscheiden sich derzeit nur durch die Anzahl der Datenfelderm nicht jedoch in den vorhandenen Möglichkeiten und Funktionen!

Hinweis:
a) Die auf 29 Datenfelder erweiterte Version ist noch nicht in allen Modulen für die Bearbeitung mit diesen 29 Datenfeldern ausgelegt, z.B. noch nicht im Bereich der Abfragen. Diese Einschränkungen haben aber keinen Einfluss auf die bereits vorhanden Möglichkeiten und selbstverständlich auch nicht auf die Daten selbst.
b) die Datenbestände können momentan noch nicht von der einfachen in die erweiterte Version und umgekehrt überführt werden. Bei Bedarf bitte melden - der Einbau einer sochen Funktion dürfte keine Schwierigkeiten bereiten.
c) für die aktuelle ‘einfache’ Version wird für die Bayerischen Staatlichen und Kommunalen Schulen ein einmaliger Registrierungsbetrag von 15.--EUR in Rechnung gestellt.
d) für die erweiterte (auf 29 Datenfelder) Version wird eine Lizenzgebühr von 99.--EUR berechnet.
e) für neue Versionen werden neue Freischaltcodes notwendig!

Unter Aktuelle Bereichsdatei erweitern können Sie wie bisher zu den vorhandenen Bereichen neue hinzufügen , aber auch aus einer anderen Bereichsdatei Bereiche importieren !

 


d) Neue Bestands- UND zugehörige Bereichsdateien erstellen (ca. Juni 2002)

Sie haben nun die Möglichkeit, eine neue Bestand- !!UND  zugehörige!! Bereichsdateien zu erstellen
(Sonstige  ==> Datei-Struktur ==> Neuanlage Bestand /  Bereich)
oder diese mit den aktuellen Daten zu exportieren
(Daten-Import-Export ==> Export-Import im  Bestandsformat)!

Information hierzu: Beim Starten des  Bestandsprogramms wählen Sie nur eine BestandDaten-Datei aus, das Programm nimmt dann automatisch die zugehörige ‚Bereiche.db’-Datei  dazu.
Mit der nun vorliegenden Version können nun  Bestände für bestimmte Bereiche als eigenständige,  zugehörige Dateien erstellt bzw. exportiert werden. Damit zueinander gehörende Dateien vom Bestandsprogramm erkannt werden können, müssen die Dateinamen bis auf die ‚Vorsilben’ BD_“„ für die Datendatei und „BB_“ für die Bereichsdatei gleich sein!
Damit ist nun eine einfach zu handhabende  Möglichkeit geschaffen, Bestandsdaten auf völlig  getrennten Systemen dezentral zu verwalten. Mit der Export-/Importfunktion können diese dann bei Bedarf auf einem zentralen Rechner zusammengeführt werden.

Beim Starten des Bestandsprogramms kann man  nun die die neu eingebauten Filtermöglichkeiten für die Dateinamenswahl nutzen. Diese  erspart unter Umständen umständliche Eingaben.

 

Umfragezusammenfassung
Die im November 2002 gestartete Umfrage (mit leider relativ schlechter Beteiligung) brachte folgende Grobergebnisse:
 

  1. Die Installation verlief bei allen Anwendern problemlos
     
  2. Zum Arbeiten bzw. der Nutzung ergaben sich folgende Nutzerprofile:

    a) jene, die das Programm für zu kompliziert fanden und es deshalb nicht einsetzen
    b) jene, die sich in das Programm einarbeiteten und dann
       das Arbeiten mit dem Programm als ‘sehr gut’ bzw. ‘gut’ und
       den Nutzen des Programms als ‘sehr gut’ bewerteten! Referenzadressen werden gerne mitgeteilt!
     
  3. Leider gab es jedoch auch jene, die zwar den Freischaltcode beantragten, dann aber das Programm nicht einmal installiert hatten! - Schade drum für alle Beteiligten!